近两年,互联网行业的变化不言而喻,政策、市场、国际形势等多重因素交织,让一直突飞猛进的互联网企业变得开始“内敛”。
值得注意的是,在一连串的降薪、裁员、业务收缩等消息背后,其实隐藏着一条清晰的逻辑,即互联网行业外向型扩张的时代告一段落,转向内部进行成本和效率优化成为新的主题。
这一转变已经发生。甄云科技是国内领先的数字化采购服务商,曾几何时,对成本极其敏感的制造企业是甄云科技这类公司的主要客户;如今,通过采购的数字化升级推动降本增效,也成为互联网行业的选择——在甄云科技的客户名单中,互联网企业的数量不断增加。
正如甄云科技总裁姚一鸣所说,互联网行业此前处于快速扩张阶段,更加关注市场规模的扩张,采购的数字化并非优先级,但当前行业格局发生变化,市场正由增量转入存量时代,因此,互联网企业对成本控制、合规性的需求开始上升。
如果说裁员是降本的权宜之计,那么采购的数字化升级则是互联网企业优化成本和效率的永恒机制之一。甄云科技目前已服务几十家互联网头部知名企业,也是最早结合实战,系统性研究分析互联网行业需求,并提出针对性行业解决方案的服务商。因此,本文将从互联网行业采购的特点、痛点及解决方案、实战案例等多个维度进行介绍和分析,为正在和计划推动采购数字化升级的互联网企业提供一些参考。
互联网行业采购特点
互联网以“轻资产”模式为主,侧重运营。因此,与制造行业不同,互联网行业的采购以运营性采购为主。
运营性采购涉及的参与者较多,内有采购、业务、职能、财务、管理层等几乎所有部门,外有各类供应商等;采购行为多样,包括立项、申购、询价、招标、订单、合同、送货、收货、入库、验收、对账、发票、请款、报销等等;采购品类覆盖面广,办公用品/家具/设备、会议会务、营销服务、保洁物业、广告促销品、工程施工、运维设备等等均在其中。
多个参与者通过多样的行为高频采购多元化的物资,且在不同的场景和规则下相互交织,从而形成了一个复杂而又独具特点的采购网络。
对此,甄云科技总结出互联网行业采购的五大特点:
1、UI交互要求高。互联网企业采购涉及的系统用户范围广,人员更迭也较为频繁,但长期以来,由于缺乏B端软件的操作经验,加上本身又是针对C端用户开发交互产品的企业,因此对数字化采购系统的操作和体验要求较高。
2、采购品类繁杂。作为以运营为主的行业,互联网企业以间接采购为主,因此,采购涉及的品类繁杂,不仅包括办公用品、设备等实物物资,并且对营销、保洁物业等非实物性的服务类采购需求巨大。
3、非标采购比例大。互联网企业的经营模式以获客—沉淀—活跃—转化—扩张为主,因此就决定了其采购中存在大量的非标物资,比如营销服务、公关服务等,需求部门很难一次性将需求描述清楚,而需要多次反复沟通才能确认。
4、品类/流程不清晰。“唯快不破”长期被互联网企业奉为圭臬,在高速扩张时代,效率第一,采购需要匹配前端业务的节奏,因此很多采购流程难以界定和清晰,随意性较大,加上缺乏品类和场景的精细化分类管理,最终导致采购的管控难度提高。
5、业务和财务分离。很多互联网企业的财务部门无ERP或未使用ERP的供应链模块管理运营性采购业务,而采用手工记账的方式,业务流与资金流的无法同步匹配,导致整个过程繁琐。
互联网行业采购的痛点及解决方案
甄云科技发现,在传统采购模式下,互联网行业在采购过程中会遇到各种问题。比如互联网行业的采购方式可分为集采、自采,但集采和自采的界限不明晰,易引起管理混乱;部分品类的标准化程度低,采购频次又高,导致管控难度加大;非采购职能占用了采购员的大量时间,并且从采购三权(申购、定价、验收)的角度来看,本质上申购和定价是同一个人,存在合规风险;部分需求提报部门分散,大幅抬高了沟通成本。
对此,甄云科技针对不同的采购痛点总结出一套适配的解决方案:
痛点1:采购商品种类多频率高,但标准化不足
互联网企业的运营型物资采购呈品类多、频率高、供应商杂等特点,且以长尾商品为主,标准多元,因此,采购流程和物资的标准化均较低,导致成本高企、效率低下。以广告促销品为例,每次都要根据不同的促销策略进行不同的物资采购,供应商不同,流程也不同,耗时费力。
解决方案1:搭建自有供应商目录化采购平台
通过搭建自有供应商的目录化采购商城,可以集中化、标准化对采购物资和流程进行管理。该商城可接入全部自有供应商,并对上架商品进行标准化处理,一方面,通过集采增加集团的品类控制和议价能力,从而降低成本;另一方面,通过规范流程、商品的标准及下放采购权,简化需求提报、选买过程,大幅提升采购体验和效率。尤其移动端的打通,可以使得用户享受和PC端一样的电商化采购体验,选买、下单、物流信息、收货及供应商沟通均可一站式闭环进行。
痛点2:采购流程滞后,数字化断点多
传统模式下,采购业务以人工、线下的方式进行,存在大量的数字化断点,因此,采购流程中的大部分环节推进都需要人工反复沟通、纸质版流转,比如审批完成后,采购员难以第一时间获知,且获知后还要手动发布订单;各个部门之间的配合在时间和程序也都存在一定的滞后性,比如业务发生后,财务部门才通过手工方式进行记账。
解决方案2:建立完整采购闭环,高效管理采购全链路
搭建一站式的数字化采购管理平台,通过对预算、立项需求、寻源、合同、发放订单、验收、对账、发票、付款等全流程全周期的数字化升级,并引入自动化、智能化技术,制定标准化的系统管理规则,从而打通采购的数字化断点,形成在线的高效的采购管理闭环。
该模式下,以系统解放人力资源,比如采购人员可以将更多的精力投入整体业务管理;以数字表单实现无纸化办公,以自动化、智能化提升链路流转效率,比如单据自动流转、订单自动发布、信息自动提醒、减少重复审批等;以各系统的连接提高各部门的协同性,比如采购系统与财务系统深度连接,实现业财一体化,业务单据、财务数据的可实时紧密交互,减少手工工作量。
痛点3:缺乏完整记录,风控监督难
由于传统的采购模式存在大量的数字化断点,因此,每次采购过程都难以形成有效的数据沉淀,采购过程的信息记录严重缺失。不仅难以实现采购的过程管理,且事后对供应商的绩效考核也难以精确,最终导致风控难度加大。
解决方案3:建立全面精确的订单履约评估机制
通过全流程的数字化升级,并结合可视化技术,实现采购的全过程透明管理,实时在线监督。同时,通过采购相关数据的沉淀,实现了每一笔采购业务的事后可追溯化,因此,为供应商的绩效考核提供了精确的数据基础。
传统模式下,对供应商的考核以人工主观经验为主,而新模式下,通过对订单履约这一关键考核维度的精确计算,将大大提高结果的客观性。比如基于合同与订单的分阶段履约确认,采用灵活评价方式,采购员可邀请指定打分人针对指定订单的指定评分项,进行不限次数的多轮打分,然后计算最终订单分值,进而可以对供应商进行预警和升降级调整。通过建立全面精准的订单履约评估机制,将大大提高企业采购业务的风控能力。
痛点4:沟通频繁,增加采购成本
互联网企业的采购需求分散,涉及品类多,频次高,一次性供应商占比也较高,因此采购部门的沟通工作量极大,且针对不同的供应商还需要不断切换通讯工具,即使如此,也难以避免信息错漏、反馈不及时等问题,从而导致每一个采购员的管理半径受限。
解决方案4:采购助手
针对互联网行业运营性物资采购品类杂,需求沟通频繁等难题,甄云科技融合AI技术打造的采购助手帮忙互联网企业解决这些困扰。采购助手可以集成到企业微信、飞书、钉钉上,可以根据需求方提出的问题第一时间给出解答,并可以帮忙采购员及时反馈需求进展,能大大节约采购及需求方沟通成本,提高采购效率。
甄云科技互联网行业最佳实践
业财一体化+企业采购电商化,提高采购效率
代表企业:国内知名生活服务类互联网平台
该企业作为中国领先的生活服务平台,业务覆盖广,用户规模大,随着市场环境的变化,近几年的增速有所放缓,某种程度上,这也成为驱动其升级供应链采购的最大动力之一。
与甄云科技合作以来,双方全面梳理了其采购业务体系,携手打造了一个基于一站式数字化采购管理平台的新采购模式,覆盖采购的所有参与者及采购的全品类、全流程、多场景。其中,通过打通各系统之间的连接,实现了“三流”同步匹配,比如业财一体化,当采购用户提交申请时,系统可以自动校验、匹配相应的预算;采购执行完成后,系统还可以自动对账,从而极大简化了申请和结算流程。
此外,甄云科技还为该企业引入了企业采购电子商城,催生出电商化采购场景,通过该商城,可以实现采购申请、预算匹配、自动下单、物流信息、对账结算等整个流程的在线闭环管理。企业采购电子商城在提高采购体验、效率和合规性的同时,也通过集采的方式提高了该企业的议价能力,直接降低采购成本。
集采、自采等多采购模式,满足多元需求
代表企业:国内最早一批互联网直播平台之一
该企业以垂直领域的直播切入,至今已发展成为一个覆盖多领域的综合性直播平台,凭借在技术、运营、产品等各个方面的优势,多年前,已在美国完成上市。近几年,该企业也加速了海外市场的布局步伐。
随着采购需求的不断变化,该企业选择与甄云科技携手重塑采购体系。双方打造的数字化采购管理系统,实现了供应商的全生命周期精细化管理和采购的全流程在线闭环管理。其中,为满足各部门的不同需求,该企业采用多元的采购模式,因此,甄云科技专门打造了集采、自采等不同采购模式下的不同流程和标准,对于立项集采、立项自采、非立项集采、非立项自采等,在类型说明、审批流程、申请执行、收货/验货、对账/结算等方面都进行了针对性的规则匹配,以此满足该企业多元化的采购需求。
实现品类管理标准化,降低管控难度
代表企业:国内领先的互联网教育平台
该企业是国内领先的互联网教育平台,但在本轮相关政策的调整下,快速转向“内驱”式管理升级,通过与甄云科技的合作,构建了一个覆盖全品类、全流程、全场景的数字化采购体系,助力企业进一步降本增效。
通过两期项目建设,该企业实现了从供应商管理、需求管理、寻源、合同管理,到订单管理、送货管理、质量管理,再到财务协同的全流程全周期数字化升级,并引入风控机制。其中,针对该企业采购物资品类繁杂、标准不清晰(比如分类重复、颗粒度过小等)、对应费用科目混乱等问题,甄云科技对全部品类进行了系统的标准化梳理,将所有品类分为三级,并通过三级类目与费用科目一一对应。在底层实现采购商品的标准化的同时,还规范了不同品类的采购流程和规则。由此,大幅降低了采购的管控难度。